Keď riešite, ako napojiť e-shop na účtovný systém, väčšinou ste už v bode, keď vás ručné prepisovanie objednávok do faktúr stojí priveľa večerov. Príde objednávka, vy ju otvoríte, prepíšete meno, adresu, IČO, položky, sadzbu DPH a vystavíte faktúru ručne. Pri piatich objednávkach denne to ide. Pri päťdesiatich je to druhá práca, ktorú nikto neplatí, a stačí jeden preklep v IČO alebo v sadzbe a máte problém pri kontrole.
Dobrá správa: toto sa dá zautomatizovať tak, že objednávka v e-shope sama vystaví faktúru v účtovnom programe. Ukážem vám, ako na to ísť a kde sú pasce.
Prečo napojiť e-shop na účtovný systém
Nejde len o ušetrený čas, hoci aj ten je dôvod sám o sebe. Hlavná výhoda je, že odpadnú chyby z prepisovania. číselné rady faktúr idú za sebou bez dier, sadzby DPH sedia a platby sa párujú samy. Keď príde účtovníčka alebo kontrola, máte poriadok bez toho, aby ste mesiac spätne dohľadávali, ktorá objednávka sa stratila medzi e-mailmi. A ešte jedna vec, ktorú ľudia podceňujú: keď sa raz rozhodnete napojiť e-shop na účtovný systém, prestanete robiť dvojitú prácu aj pri reklamáciách a dobropisoch, lebo všetko vzniká na jednom mieste a v jednom číselnom rade.
Druhý dôvod je psychologický: čím menej ručných krokov medzi objednávkou a expedíciou, tým rýchlejšie zákazník dostane tovar a vy faktúru. Pri e-shope na WooCommerce alebo Shopify aj pri riešení na mieru je napojenie na účtovníctvo jedna z prvých vecí, ktorú riešim po platobnej bráne.
Ktoré účtovné systémy na Slovensku do toho idú
Nie každý program je rovnako pripravený na prepojenie. Na slovenskom trhu sa najčastejšie stretávam so štyrmi: SuperFaktúra a iDoklad majú moderné API a kopu hotových modulov, takže napojenie býva otázka popoludnia. Pohoda od Stormware sa prepája cez takzvaný mServer (XML komunikácia), čo funguje výborne, ale chce to trochu nastavovania. MRP a Money S3 sa dajú napojiť tiež, len častejšie cez export a import súborov než cez živé API.
Praktická rada na úvod: ak ešte len vyberáte účtovný program a viete, že chcete e-shop, vyberte taký, ktorý má API. Ušetríte si tým polovicu roboty pri napájaní.
Postup krok za krokom
Takto to robím, keď klientovi napájam e-shop na účtovníctvo. Poradie krokov nepreskakujte, hlavne testovanie nie.
- Vyberte systém s API alebo hotovou integráciou. Ak máte na výber, choďte do SuperFaktúry alebo iDokladu. Ak už účtujete v Pohode či MRP, zistite, akým spôsobom sa pripája (mServer, API, alebo len import súborov) a čo to obnáša.
- Ujasnite si, čo presne chcete prenášať. Len vystavené faktúry? Aj zálohové faktúry, dobropisy a skladové pohyby? Chcete aj automatické párovanie platieb z GoPay alebo Comgate? Čím presnejšie to viete, tým lacnejšie napojenie vyjde.
- Vygenerujte prístupy v účtovnom systéme. V nastaveniach programu si vytvoríte API kľúč alebo prihlasovacie údaje pre integráciu. Nikdy ich nedávajte do verejných častí webu, patria do zabezpečeného nastavenia servera.
- Prepojte e-shop. Buď cez hotový plugin (WooCommerce a Shopify ich majú pre SuperFaktúru aj iDoklad), alebo cez vlastnú integráciu napísanú priamo na API. Tu sa rozhoduje, či to zvládnete sami, alebo potrebujete programátora.
- Otestujte na pár testovacích objednávkach. Toto je krok, ktorý ľudia preskakujú a potom plačú. Skontrolujte číselný rad faktúr, sadzby DPH, zaokrúhľovanie centov a to, či sedia údaje firemných zákazníkov s IČO a IČ DPH.
- Zapnite automatické spúšťanie a upozornenia. Nastavte, že po zaplatení objednávky sa faktúra vystaví sama, a hlavne si zapnite notifikáciu, keď niečo zlyhá. O chybe chcete vedieť hneď, nie o mesiac od účtovníčky.
- Spustite naživo a prvý týždeň sledujte. Prvých pár dní každý deň prejdite, či každá objednávka má svoju faktúru a každá platba je spárovaná. Keď to týždeň beží čisto, môžete na to prestať myslieť.
Na čo si dať pozor
Najčastejší problém nie je technika, ale DPH. Ak ste platiteľ DPH a predávate aj do zahraničia, faktúry musia mať správny režim a integrácia to musí vedieť ustrážiť. Rovnako pozor na číselné rady. dva systémy nesmú vystavovať faktúry s rovnakými číslami, inak máte v účtovníctve zmätok.
A teraz môj názor, ktorý sa niekomu nebude páčiť:
Pre malý e-shop s pár objednávkami denne je vlastná integrácia na mieru za tisíce eur prestrelka. Začnite s hotovým modulom v SuperFaktúre alebo iDoklade za pár desiatok eur mesačne a vlastné riešenie riešte, až keď vám objem objednávok jednoznačne prebije cenu programátora.
Vlastnú integráciu staviam vtedy, keď má e-shop netypické procesy. napojenie na sklad, vlastné číselné rady pre viac značiek, alebo kombináciu účtovníctva a expedičného systému. Vtedy dáva zmysel. Pre bežný e-shop pre malý biznis je hotový modul rýchlejší aj lacnejší. Viac o tom, čo všetko do e-shopu patrí, nájdete na stránke služby tvorba e-shopu.
Najjednoduchší ďalší krok
Keď to zhrniem: najskôr si ujasnite, čo a kam chcete prenášať, vyberte systém s API a napojenie postavte radšej na hotovom module, ak vám stačí. Vlastnú integráciu si nechajte na chvíľu, keď vás bežné riešenie naozaj začne brzdiť. Tým si ušetríte peniaze aj zbytočné komplikácie hneď na začiatku.
Ak chcete prejsť konkrétne váš e-shop a účtovný program a poradiť, či vám stačí modul alebo treba napojenie na mieru, ozvite sa mi. Stačí krátky online hovor na pätnásť minút. Poviete mi, v čom účtujete a koľko objednávok máte, a ja vám rovno poviem, ktorá cesta je pre vás najrýchlejšia a čo bude reálne stáť. Bez záväzku a bez technického žargónu.